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Instrução Normativa nº 01/05-DGA TIPO: INSTRUÇÃO NORMATIVA INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 01/05-DRH Estabelece normas e procedimentos internos para a Diretoria de Recursos Humanos. O Diretor de Recursos Humanos, com a finalidade de melhor organizar os serviços inerentes à Diretoria, R E S O L V E: DA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Art. 1º Os servidores responsáveis pela instrução dos processos administrativos devem numerar e rubricar as folhas correspondentes. Art. 2º Ofícios e e-mail encaminhados ao servidor, à Secretaria ou Direção do Foro, a Magistrado, quando relativos ao pedido/assunto, devem ser juntados aos autos. Art. 3º Toda e qualquer documentação recebida(excluindo e-mail), quando anexada aos autos, deve ser precedida de carimbo de juntada. Art. 4º As manifestações nos autos devem ser digitadas, nunca manuscritas. Art. 5º Todos os processos administrativos devem ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos para análise, decisão e encaminhamento. Art. 6º Os Chefes das Divisões de Registros e Informações Funcionais, Remuneração e Benefícios e de Acompanhamento e Movimentação Funcional devem encaminhar mensalmente ao Diretor de Recursos Humanos, controle mensal das atividades da Divisão, especificando a quantidade e o tipo de processo/documento que tenha circulado em cada Seção. Art. 7º O Chefe da Divisão de Registros e Informações Funcionais deve encaminhar à Seção de Direitos e Deveres todos os processos indicados por aquela Seção, para ciência da decisão. DO ARQUIVAMENTO Art. 8º O arquivamento de processos administrativos somente poderá ocorrer quando houver determinação da Direção Geral Administrativa, da Diretoria de Recursos Humanos, do Gabinete da Presidência ou da Coordenadoria de Magistrados. Art. 9º Os Chefes de Divisão devem verificar se foram tomadas as providências resultantes da decisão(anotação, recuperação, cientificação, etc) e, após, cumprir a determinação da autoridade competente, de arquivamento dos autos, afixando carimbo de ‘Arquive-se’. Art. 10. Constatado pelos Chefes de Divisão que foram cumpridas as providências resultantes da decisão, não havendo porém determinação de arquivamento de qualquer das autoridades competentes citadas, devem os autos ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos para as providências cabíveis. Art. 11. Somente o Chefe da Divisão poderá assinar o carimbo de ‘Arquive-se’. DA DEVOLUÇÃO DE VALORES Art. 12. Quando se tratar de servidor do Tribunal de Justiça ou da Justiça de Primeiro Grau do Estado, deve a Seção de Controle de Folhas de Pagamento proceder a elaboração do cálculo dos valores a devolver, encaminhando-o à Seção de Protocolo para autuação como ‘Devolução de Valores’. Art. 13. Após a instrução, os autos devem ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos para análise e determinação da cientificação do interessado, por e-mail, fixando prazo de 10(dez) dias para manifestação. Art. 14. Quando se tratar de servidor do Tribunal de Justiça ou da comarca da Capital, não sendo possível ou conveniente a cientificação por e-mail, cientificar o servidor por ofício e pessoalmente. Art. 15. Findo o prazo estabelecido para manifestação, os autos devem ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos. Art. 16. Quando se tratar de servidor da Justiça de Primeiro Grau do Estado, não sendo possível ou conveniente a cientificação por e-mail, cientificar o servidor por ofício, solicitando ao Secretário do Foro que providencie a assinatura de recebimento do servidor no AR. Art. 17. Deve a Divisão de Remuneração e Benefícios juntar aos autos o AR devidamente assinado. Art. 18. Quando se tratar de servidor exonerado, bolsista ou estagiário, deve a Seção de Controle de Folhas de Pagamento proceder a elaboração do cálculo dos valores a devolver, encaminhando-o à Seção de Protocolo para autuação como ‘Devolução de Valores’. Art. 19. Após a instrução, os autos devem ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos para análise e determinação da cientificação do interessado, por e-mail, fixando prazo de 10(dez) dias para manifestação, encaminhando ofício para o endereço constante em ficha funcional, com a planilha do cálculo dos valores a devolver. Art. 20. Retornando a correspondência, solicitar, por e-mail, à Secretaria do Foro ou à Chefia a quem estava subordinado o servidor exonerado, bolsista ou estagiário, para proceder a cientificação. Art. 21. Alertar o servidor/interessado de que o cálculo dos valores a devolver será atualizado até a data da recuperação. Art. 22. Determinada ou autorizada a recuperação/devolução dos valores pelo servidor/interessado, devem os autos permanecer na Seção de Controle de Folhas de Pagamento, até recuperação/devolução total do débito. Art. 23. Finda a recuperação/devolução, anexar aos autos os comprovantes (demonstrativos de pagamento de vencimentos ou GRJR/boleto bancário), encaminhando o processo ao Diretor de Recursos Humanos, que determinará seu arquivamento. Art. 24. Constatado pelo servidor/interessado o crédito a maior e desejando devolve-lo, deverá a Seção de Controle de Folhas de Pagamento providenciar imediatamente a GRJR/boleto bancário, encaminhando ao servidor/interessado, instruindo-o de que deverá apresentar a via autenticada pelo banco, para comprovação da quitação da dívida. Art. 25. Solicitando o servidor/interessado a elaboração de cálculo dos valores a devolver, considerando data provável da exoneração/desligamento do cargo/função que ocupa, deverá a Seção de Controle de Folhas de Pagamento proceder o levantamento dos valores e a confecção da GRJR/boleto bancário, encaminhando ao servidor/interessado para pagamento. O cálculo efetuado e a cópia da GRJR/boleto bancário deverão ser protocolados para posterior conferência da data da publicação do desligamento e posterior atualização do cálculo, para devolução, se for o caso. DO ENCAMINHAMENTO E RECEBIMENTO DOS PROCESSOS Art. 26. Os processos administrativos devem ser encaminhados e recebidos na mesma data em que for efetuada a movimentação. Art. 27. Quando do encaminhamento dos processos administrativos, aguardar e conferir o recebimento. DOS ESTAGIÁRIOS E BOLSISTAS Art. 28. O pedido formulado por Magistrados/Diretores para contratação de estagiário/bolsista, acompanhado de toda a documentação necessária, deve ser protocolado. Art. 29. A Seção de Controle de Terceirizados, Bolsistas e Estagiários deve informar a razão da vaga e quem a ocupava, sugerindo a contratação e indicando a Resolução que trata da matéria. Art. 30. Os autos devem ser encaminhados ao Diretor de Recursos Humanos para análise, autorização da contratação e inclusão em folha de pagamento. Art. 31. O Termo de Compromisso deve constar no processo, para assinatura. Art. 32. O desligamento do estagiário/bolsista deve ser autorizado pelo Diretor de Recursos Humanos. Art. 33. O processo somente poderá ser arquivado por determinação do Diretor de Recursos Humanos. DAS FÉRIAS E LICENÇA-PRÊMIO Art. 34. Os Chefes de Divisão devem proceder levantamento anual de saldo de férias e licenças-prêmio dos servidores lotados na Divisão. Art. 35. Os Chefes de Divisão devem apresentar à Diretoria de Recursos Humanos, com antecedência, a comunicação de gozo de licença-prêmio de seus servidores. Art. 36. As férias devem ser gozadas por 30(trinta)dias. Art. 37. Somente em casos excepcionais podem as férias ser suspensas, ouvida, previamente, a chefia imediata, com a concordância do Diretor de Recursos Humanos. Art. 38. Deve ser protocolado um processo de pagamento de substituição para cada servidor. Art. 39. Todos os processos devem conter fundamentação legal da substituição e da gratificação. DA DECLARAÇÃO DE BENS Art. 40. A Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional cientificará os servidores detentores de cargos comissionados ou função de confiança, anualmente, para a apresentação da declaração de bens ou declaração de Imposto de renda, até o 15º(décimo quinto) dia após a data limite fixada pela Secretaria da Receita Federal para a entrega da declaração de imposto de renda. Art. 41. Por ocasião da posse ou entrada em exercício, a Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional solicitará ao servidor a apresentação de 03(três) cópias assinadas de declaração de bens ou da última declaração de imposto de renda. Art. 42. Não poderá ocorrer a posse ou entrada em exercício daquele que não tenha efetuado a entrega da declaração de bens ou declaração de Imposto de renda, devendo a Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional informar, por escrito, ao Diretor de Recursos Humanos a falta da documentação. Art. 43. No término da gestão, na exoneração, na renúncia ou no afastamento definitivo, deve a Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional solicitar ao servidor 03(três) cópias assinadas de declaração de bens ou da última declaração de Imposto de Renda, com atualizações, até 15(quinze) dias da ocorrência. Art. 44. A Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional deve autuar as cópias das declarações de bens, proceder numeração seqüencial, entregar cópia de recebimento ao interessado, organizar índice informatizado das declarações autuadas, com localização pelo nome, data, cargo ou CPF. Art. 45. A Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional fica encarregada de encaminhar as declarações de bens ao Tribunal do Contas do Estado. Art. 46. A Divisão de Acompanhamento e Movimentação Funcional providenciará relação de cargos comissionados e função de confiança, com o nome dos ocupantes, data da posse, número do CPF e setor em que atuam, devendo, trimestralmente, ser atualizada, ou sempre que ocorrer alteração, enviando cópia ao Tribunal de Contas do Estado. DO ESTÁGIO PROBATÓRIO Art. 47. Será protocolado um processo de acompanhamento de estágio probatório para cada servidor, após a posse e exercício. Art. 48. As fichas de Acompanhamento do Estágio Probatório devem ser juntadas aos autos, afixando-se carimbo de juntada. Art. 49. Quando o servidor em estágio probatório receber nota igual ou inferior a 6, ou apresentar qualquer problema nos quesitos idoneidade moral, disciplina ou assiduidade, deve a Seção de Acompanhamento e Progressão Funcional encaminhar os autos, por despacho, à Comissão de Estágio Probatório para as providências cabíveis. Art. 50. Após análise, a Comissão, por despacho, determinará as providências a serem tomadas. Art. 51. Após cada avaliação trimestral, o servidor deve ser comunicado do resultado de sua avaliação, juntando-se aos autos cópia da comunicação. Art. 52. Findo o estágio probatório, ou em caso de desligamento do servidor, a Seção de Acompanhamento e Progressão Funcional juntará o Boletim de Acompanhamento de Estágio Probatório, e encaminhará os autos, por despacho, à Comissão de Estágio Probatório para elaboração do Relatório Conclusivo. Art. 53. Após o Relatório Conclusivo, devem o servidor e a Direção do Foro ser cientificados de seu teor, cujas cópias das cientificações devem ser juntadas aos autos. Art. 54. O arquivamento dos autos dependerá de determinação do Presidente da Comissão de Estágio Probatório, do Diretor Geral Administrativo ou do Presidente do Tribunal. DO HORÁRIO DE TRABALHO Art. 55. Os Chefes de Divisão devem encaminhar, por escrito, ao Diretor de Recursos Humanos, o horário de trabalho de cada servidor e do plantão, se houver. Art. 56. A alteração de horário de trabalho, sem redução de carga horária, deve ser requerida ao Diretor de Recursos Humanos, com a manifestação da chefia imediata do servidor, especificando as razões, para análise. Art. 57. Aos servidores não é permitida, sem autorização prévia e por escrito, a alteração eventual do horário de trabalho. Art. 58. Os Chefes de Divisão devem proceder rigoroso controle mensal do ponto dos servidores lotados nas respectivas Divisões, encaminhando, até o quinto dia do mês subseqüente, relatório mensal de ponto de cada servidor ao Diretor de Recursos Humanos para as providências cabíveis. Art. 59. O relatório mensal de ponto deve conter as justificativas do servidor acerca das entradas tardias e saídas antecipadas, afastamentos autorizados durante o expediente, atestados médicos, bem como a documentação que comprove a autorização da chefia imediata, com a devida justificativa, para cumprimento de horário de trabalho diverso daquele pré-estabelecido. Art. 60. Os Chefes de Divisão devem encaminhar ao Diretor de Recursos Humanos, relativamente aos servidores lotados na Divisão, comprovante de compensação referente ao recesso e greve, para conferência e medidas cabíveis. Art. 61. A formação de banco de horas deve ser precedida de autorização, devendo o servidor, com anuência da chefia imediata, formular pedido ao Diretor de Recursos Humanos, para análise da oportunidade e conveniência, encaminhando, posteriormente, o pedido à Direção Geral Administrativa para decisão. DO VALE TRANSPORTE Art. 62. Cabe ao Diretor de Recursos Humanos a análise de todo pedido relativo a vale transporte – concessão, desistência, etc. Art. 63. Deve a Divisão de Remuneração e Benefícios elaborar a estimativa do valor a ser custeado pelo Poder Judiciário, instruindo os autos com a ficha financeira ou outro documento que comprove a remuneração do servidor. Art. 64. Deve a Divisão Remuneração e Benefícios providenciar a complementação das informações relativas ao endereço do servidor, quando o comprovante de residência apresentado não estiver em nome deste. Art. 65. Os servidores ocupantes de cargo comissionados, por estarem excluídos do horário especial de expediente(Res. 12/03-TJ), fazem jus a quatro deslocamentos diários, se o requererem. Art. 66. Os servidores devem ser cientificados da decisão. Art. 67. Deve ser anexada ao processo cópia da cientificação. DO AUXÍLIO-CRECHE Art. 68. Deve a Divisão Remuneração e Benefícios apontar o percentual a que corresponderá o subsídio concedido. Art. 69. Deve constar nos autos o dia a partir do qual surtirá efeito o deferimento do pedido. Art. 70. O benefício do auxílio-creche somente será concedido após o dependente completar 04(quatro) meses e 01(um) dia de idade. Art. 71. Os servidores devem ser cientificados da decisão, devendo constar o dia a partir do qual o benefício surtirá efeito. Art. 72. Deve ser anexada ao processo cópia da cientificação. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 73. Todos os setores da Diretoria de Recursos Humanos devem adaptar suas atividades às orientações desta Instrução Normativa. Art. 74. Compete à Diretoria de Recursos Humanos a proposição dos atos necessários à fiel execução destas normas. Art. 75. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação. Diretoria de Recursos Humanos, em 07.07.2005. Afonso Hoeltgebaum Filho |