Diretoria de Informática

GUIA PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS

Este guia estabelece as condições de preenchimento dos Formulários da Diretoria de Informática, permitindo a padronização e o acompanhamento dos projetos ou atividades desenvolvidos.

Passam a ser utilizados os seguintes modelos de documento:

Sigla	Nome	Descrição
PRJ	Ficha de Projeto	Objetivos do projeto, etapas necessárias à sua conclusão, prazos e responsáveis
FAP	Ficha de Acompanhamento de Projeto	Descrição de cada etapa realizada no projeto. Funciona como um histórico do projeto, permitindo analisar posteriormente os problemas encontrados em cada uma das etapas
FCO	Ficha de Comunicação	Comunicações formais entre as divisões e entre estas e o Diretor, como pedido de autorização para viagens, pedido de providências etc
MRE	Memória de Reunião	Pauta e ata de reuniões em um único documento
RET	Relatório Técnico	Relatórios técnicos em geral
NRI	Norma Interna	Padronizações e normas adotadas pela DI

 

Instruções de preenchimento:

1. O número do documento deve obedecer ao formato DDD/SS-YYYY.NNN, onde:

• DDD: sigla do tipo do documento, conforme descrito acima;
• SS: Sigla do Setor, conforme tabela em anexo (verificando a tabela);
• YYYY: Ano (com quatro digitos) ;
• NNN: Número seqüencial (com três digitos);

OBS.: Para o modelo "Ficha de Projeto" , o setor será sempre DI, uma vez que todos os projetos são da Diretoria.

1. O nome do arquivo deve ser idêntico ao nome do documento, à exceção da barra e do ponto, que devem ser substituídos pelo caracter underscore (_) ;
2. Os documentos devem ser gravados no disco departamental DI (\\tjgab\di), respeitando as pastas de cada Divisão ou da Diretoria;

FICHA DE PROJETO

Todos os projetos são da Diretoria (PRJ/DI).

 

 

FICHA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS

• Projeto: conforme especificado na ficha de projeto (PRJ);
• Gerente: conforme especificado na ficha de projeto (PRJ);

Para cada etapa, deve ser preenchida uma tabela contendo as seguintes informações:

• Etapa – Informar o número e nome da etapa, conforme ficha de projeto;
• Início – Data prevista para o início, conforme ficha de projeto. Entre colchetes, mencionar a data de efetivo início;
• Prazo – Prazo definido na ficha de projeto. Entre colchetes, informar qual o prazo efetivo;
• Descrição das atividades – Detalhar as atividades que foram realizadas durante a execução da etapa. Incluir dificuldades encontradas, datas, responsáveis etc., de forma que seja possível entender claramente como a etapa foi executada.

Obs.:

1. Cada uma das etapas do projeto deve ser iniciada em nova página do documento;
2. O responsável pelo preenchimento das informações é o próprio gerente do projeto.

 

 

FICHA DE COMUNICAÇÃO

• Cabeçalho – Informar o nome de quem está remetendo a ficha, a quem se destina, o tema principal do assunto e a data de envio;
• Campo para descrição – Informar a origem e descrever a solicitação, esclarecimento ou procedimento adotado.

 

 

MEMÓRIA DE REUNIÃO

• Dados – Informar a data, o local e horário de início e término previstos para a realização da reunião, bem como, o tema central da mesma. Entre colchetes, mencionar os dados efetivos de realização;
• Participantes – Nome e função ou setor das pessoas que irão participar da reunião. No campo "P", indicar se a pessoa efetivamente participou;
• Pauta – Por ordem cronológica, lista dos assuntos a serem debatidos;
• Deliberações – Descrever, na ordem da pauta, as decisões tomadas ou informações repassadas sobre o assunto pautado, na mesma ordem da pauta;
• Encaminhamentos – Ordem cronológica dos assuntos cujas deliberações não foram conclusivas e nome da pessoa que deverá obter mais informações sobre o assunto para posterior deliberação, bem como a forma como deverá ser executada a tarefa;

 

 

RELATÓRIO TÉCNICO

• Cabeçalho – Informar o assunto do relatório, a data de envio e o nome do responsável;
• Campo para descrição – Informar a origem e descrever a solicitação, esclarecimento ou procedimento adotado.

 

NORMA INTERNA