Planejamento Estratégico

Histórico

A política de planejamento no Poder Judiciário Catarinense iniciou-se em 2000, com o Planejamento Estratégico, partindo da premissa de "humanizar a Justiça" por meio de uma administração compartilhada e democrática que visa ao crescimento e ao desenvolvimento, envolvendo investimentos financeiros, transformações físicas e modificações nas estruturas administrativas.
As expectativas criadas pelo planejamento estratégico foram:

• antecipação dos acontecimentos;


• preocupação com o futuro da organização;


• tomada de decisões de forma organizada;


• preocupação com a eficácia;


• correta utilização dos recursos internos;


• preocupação com a cultura organizacional;


• caracterização de um processo interno de mudanças;


• caracterização do processo de aprendizado institucional.

Na implantação do planejamento foram fundamentais o comportamento e a participação dos dirigentes, sempre dispostos a colaborar e incentivar o processo que então se iniciava. Nessa ocasião, foi criada uma assessoria vinculada ao Gabinete da Presidência para coordenar as atividades de planejamento, dentro de uma abordagem sistêmica e participativa.
O plano proposto continha 12 etapas, que incluía a mobilização da cúpula, a sensibilização e o envolvimento de todos os servidores, além de ter passado pelo diagnóstico da Instituição e pelas definições estratégicas, culminando com os planos operacionais e o acompanhamento de projetos.

Sensibilização

Essa etapa teve por objetivo fornecer informações aos magistrados e servidores do Poder Judiciário sobre o que é e como pode ser implementado um processo de planejamento estratégico, bem como a forma com que uma instituição trabalha com essa ferramenta, apresentando casos concretos. Promoveu-se um encontro para os integrantes da Secretaria do Tribunal de Justiça e de sete regionais, denominadas ouvidorias, nas comarcas de Criciúma, Joinville, Chapecó, Lages, Blumenau, Capital e Fraiburgo. Todos os eventos contaram com a participação do Conselho de Administração do Poder Judiciário catarinense. Participaram dos eventos juízes e servidores, compreendendo os escrivães, secretários de foro, assistentes sociais, técnicos de suporte operacional, delegados sindicais, bem como representantes da Associação dos Magistrados Catarinenses, do Ministério Público, da Ordem dos Advogados do Brasil - Secção de Santa Catarina e do Sindicado dos Servidores do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina. Os eventos foram marcados por palestras de sensibilização e ouvidorias com as categorias presentes nos encontros.

Diagnóstico

O diagnóstico possibilitou a análise do ambiente interno da organização e forneceu uma visão do ambiente, quais são e onde se localizam as forças e fraquezas da organização, bem como as causas dessa situação. O diagnóstico foi importante para fixar a posição estratégica, uma vez que permitiu a identificação de medidas internas que possibilitam o ajuste às tendências esperadas para o ambiente externo. A metodologia utilizada compreendeu a aplicação de questionários, envolvendo questões objetivas e subjetivas, com espaço para manifestações de opiniões, idéias e sugestões. A devolução do questionário foi de 38,4% do total dos integrantes da Justiça Catarinense.

Convalidação do diagnóstico

Essa etapa consistiu na validação das sugestões e propostas coletadas das informações solicitadas e pesquisadas (questionários, caixas de sugestões, correio eletrônico, propostas de gestão da Presidência, biênio 2000-2002, e dos desembargadores).

Sistematização das informações

Após o levantamento de todas as informações e de os dados serem convalidados, foi elaborado relatório contendo diagnóstico da situação do Poder Judiciário, documento, cujas cópias foram entregues a cada um dos integrantes do Conselho de Administração e Gestão, secretário, diretores e coordenadores do Tribunal, tendo sido objeto de apresentação ao referido grupo.
Dessa forma, todos tomaram conhecimento das sugestões e idéias apresentadas pelo público interno e externo da Instituição para serem implementadas e englobadas no planejamento estratégico do Poder Judiciário.
Reunião de Planejamento Estratégico
Foram reuniões envolvendo diretores, coordenadores e representantes das comarcas para a definição dos objetivos, metas, indicadores e recursos para o planejamento do Poder Judiciário. Seguiu-se da implementação das estratégias operacionais, visando à definição das ações para a efetivação dos projetos de gestão.
Alinhamento e controle das etapas definidas
Essa etapa consistiu no acompanhamento, avaliação, replanejamento ou realinhamento da execução do planejamento.

Planejamento tático operacional

Por orientação da Assessoria de Planejamento, o corpo diretivo apresentou planos de ação para suas respectivas áreas, os quais foram classificados dentro de programas que se caracterizam por grandes linhas de ação voltadas a objetivos comuns.
Os programas que integram as macroatividades do Tribunal estão assim distribuídos:

• adequação da estrutura organizacional e quadro de pessoal;


• ampliação dos serviços de informações ao público;


• atualização de normas;


• atualização e inovação de sistemas jurídicos;


• capacitação de magistrados e servidores;
• construção e reformas das edificações;
• implantação da qualidade no Judiciário catarinense;


• melhorias na infra-estrutura do Poder Judiciário;


• instalação e manutenção das Casas da Cidadania;


• melhorias nos controles internos;


• melhorias na infra-estrutura de informática e comunicação;
• modernização de sistemas de publicações do Poder Judiciário;


• otimização dos procedimentos administrativos;


• preservação e divulgação do patrimônio histórico e cultural do Poder Judiciário catarinense;


• racionalização dos arquivos deste Poder;


• reestruturação das bibliotecas do Poder Judiciário;


• preservação da saúde de magistrados e servidores;


• valorização dos talentos humanos;

Para viabilizar os programas, diversos projetos foram planejados e encontram-se em execução.
Diante do elevado número de projetos, foi constatado, de imediato, que deveríamos selecionar um método de trabalho para impor dinamismo e organização ao detalhamento e monitoramento das operações e ações desses projetos. Assim, após consulta a especialistas no assunto, optamos pelo método proposto pelo economista chileno Carlos Matus: o PES - Planejamento Estratégico Situacional -, para o qual foram capacitados 160 servidores do quadro do Tribunal de Justiça.

A ferramenta para monitoramento – SisProject

Para melhor gerenciar os projetos, a Asssessoria de Planejamento desenvolveu sistema específico para esse fim, batizado de SisProject, que permite o cadastro dos programas, projetos, operações e ações, além da montagem do orçamento do Tribunal, que, a partir do exercício de 2002, passou a ser compilado no conceito de orçamento-programa. Outro aspecto a ser destacado é o de que todas as informações inseridas no SisProject são automaticamente disponibilizadas na intranet - rede privada de comunicação do Poder Judiciário de Santa Catarina -, servindo também como registro histórico dos projetos, cujas informações encontram-se armazenadas no banco de dados do Tribunal (Oracle). O SisProject documenta inúmeras informações consideradas como de conhecimento tácito, isto é, experiências vividas durante a implantação dos projetos que servirão como referenciais futuros.

Orçamento anual e plurianual

Ao cadastrar os projetos no SisProject, indica-se os graus de prioridade, fixados em reuniões com a alta administração. Com base nessa cronologia, o orçamento da Instituição é elaborado no âmbito do sistema, com campos específicos para vinculação aos programas, projetos e atividades previstos em leis orçamentárias anuais e plurianuais. Assim viabiliza-se o conceito de orçamento-programa, que permite o gerenciamento financeiro baseado em projetos.